Онлайн-консультація: «Оцифрування трудової книжки: Що? Де? Коли?»

 

23 березня, в рамках співпраці Чернівецького обласного ВГО УБА з кандидаткою юридичних наук, доценткою кафедри міжнародного права та порівняльного правознавства ЧНУ ім. Ю. Федьковича Ольгою Чепель, було проведено онлайн-консультація «Оцифрування трудової книжки: Що? Де? Коли?».

Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі - Закон №1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, внесено зміни до Кодексу законів про працю (далі - КЗпП) щодо переведення обліку трудової діяльності працівника з паперової форми (у трудовій книжці) в електронну – у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Навіщо оцифровувати трудову книжку?
Оцифрування трудової книжки впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж.  Тому,  щоб в електронній трудовій книжці відображалася інформація про всі періоди трудової діяльності працівника, дані про трудову діяльність до 1 січня 2004 року мають бути оцифровані.
Який термін оцифрування трудових книжок? Термін -  до 10 червня 2026 року. Тобто Законом №1217-ІХ було передбачено перехідний період 5 років, а саме до 10 червня 2026 року для того, щоб перевести паперові трудові книжки в електронні.
Як саме оцифровувати трудові книжки? 
Потрібно відсканувативсі сторінки трудової книжки і сканкопії. Подати скановані копії паперової трудової книжки через вебпортал Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) можуть і роботодавці (через особистий кабінет страхувальника), і працівники самостійно (через особистий кабінет застрахованої особи).
Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:
• сканкопія має бути кольорова;
• необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Чи оцифровувати трудові книжки пенсіонерів?
Ні. Оскільки ні постанова №8-3, ні  Порядок №11-1 не визначено: подавати чи ні відомості про трудову діяльність із паперової трудової книжки працівників, які вже отримують пенсію. Заразом позиція ПФУ така, що паперові трудові книжки працівників пенсіонерів не сканують і не оцифровують, оскільки за такими працівниками уже сформовані пенсійній справи. Тому і потреби у передачі скан-копій паперових трудових книжок або їхньому оцифруванні для працівників-пенсіонерів немає.
 
Як подати скан-копії трудових книжок працівників для оцифрування (покроковий алгоритм для роботодавців): https://www.youtube.com/watch?v=r9yZta81AM0
 Як самостійно подати скан-копії своєї трудової книжки для оцифрування: https://www.youtube.com/watch?v=pfVwNdyDYnI
 

Щиро дякуємо нашій спікерці!